Privacy-verklaring

PRIVACY-VERKLARING ALGEMEEN

Tennisvereniging TC Panta Rhei (hierna: TC Panta Rhei) heeft als doel het beoefenen en bevorderen van de tennissport binnen het verband van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (hierna: KNLTB). Om dit doel te bereiken, dient TC Panta Rhei in een aantal gevallen jouw persoonsgegevens te verwerken TC Panta Rhei respecteert de privacy van haar leden en/of bezoekers en zorgt ervoor dat jouw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met jouw gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.
Hieronder tref je een overzicht aan van alle onderwerpen die in deze privacyverklaring aan bod komen:
Begripsbepaling
Algemeen
Welke gegevens worden door TC Panta Rhei verwerkt?
Doel van de verwerking
Verstrekking aan derden
Bewaartermijn
Beeldrecht
Beveiliging
Jouw rechten
Informatie over de privacyverklaring van TC Panta Rhei
Wijzigingen in de privacyverklaring van TC Panta Rhei

BEGRIPSVERKLARING
TC Panta Rhei: Tennisvereniging TC Panta Rhei, zetel houdende te Limbricht en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 4018708.
Leden module: de module van AllUnited die TC Panta Rhei gebruikt om te communiceren met haar leden, waarop leden kunnen inloggen met behulp van het bij de ledenadministratie bekende emailadres en een zelf gekozen wachtwoord.
Website: de verzameling van officieel door het bestuur van TC Panta Rhei ingezette communicatiemiddelen zoals de website van TC Panta Rhei (www.tcpantarhei.nl) en overige sociale netwerken waarop TC Panta Rhei een profiel heeft, waaronder Facebook, Instagram en Twitter;
Persoonsgegevens: ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, bondsnummer, pasfoto, zijn allemaal voorbeelden van persoonsgegevens.
Verwerken: iedere handeling die betrekking heeft op een persoonsgegevens. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van persoonsgegevens.
Lid: degene die zich via de website heeft ingeschreven als lid en als zodanig is opgenomen in de ledenadministratie van TC Panta Rhei.
Vrijwilliger: degene die vrijwilligerswerk verricht voor TC Panta Rhei en door het bestuur van TC Panta Rhei geautoriseerd is tot toegang tot de website, social media van de vereniging, toegangssysteem en/of leden module en beschikt over geautoriseerde toegang deze deze ICT-systemen ten behoeve van de vereniging. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren.
Beheerder: degene die door het bestuur van TC Panta Rhei is geautoriseerd om persoonsgegevens te verwerken en/of ICT-werkzaamheden uit te voeren aan de website en/of app.
Gebruiker: iedere willekeurige gebruiker van de website en/of leden module. Een gebruiker kan zijn: lid, vrijwilliger of bezoeker; Bezoeker: iedere bezoeker van onze tennisvereniging of website/social media , niet zijnde lid van onze tennisvereniging.
Bezoeker: iedere bezoeker van onze tennisvereniging of website/social media , niet zijnde lid van onze tennisvereniging.

ALGEMEEN
TC Panta Rhei is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van haar leden In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

Door de website en/of leden module van TC Panta Rhei te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als lid, gaat een gebruiker en/of lid akkoord met de hiernavolgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn. Indien een gebruiker niet met deze privacyverklaring akkoord gaat, wordt hij/zij men verzocht de website niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als lid en dit te melden aan TC Panta Rhei via secretariaat@tcpantarhei.nl . Leden hebben zelf de keuze of zij zich aanmelden voor het gebruik van de leden module. Indien zij hier geen gebruik van maken dan kunnen gegevens niet aangepast worden en kan men zich niet online aanmelden voor de bardiensten.

WELKE GEGEVENS WORDEN VERWERKT?
Wij verwerken gegevens indien je lid wordt van onze tennisvereniging. Het gaat dan om de volgende gegevens: initialen, naam (voor- en achternaam), adres, telefoonnummers, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, speelsterkte, actuele rating, pasfoto, betaalgegevens en overige gegevens die door jou aan ons worden verstrekt. Deze gegevens worden gedeeld (met uitzondering van betaalgegevens) met de KNLTB. De KNLTB kent aan jou een bondsnummer toe wanneer je lid wordt van onze tennisvereniging.

DOEL VAN VERWERKING
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, namelijk voor:
Het aangaan en onderhouden van een relatie met alle leden van TC Panta Rhei;
Het kunnen bijhouden van onze ledenadministratie;
Het kunnen innen van de contributie;
Het kunnen informeren van onze leden over activiteiten, bijzonderheden etc. betreffende onze vereniging;
Het organiseren van competities en toernooien;
Het verstrekken van door jou gevraagde informatie;
Het organiseren van bijeenkomsten;
Het aanbieden van tennislessen door de aan onze de vereniging verbonden tennisschool. Door TC
  Panta Rhei worden alleen de namen (voor- en achternaam) van haar leden gedeeld met de tennisschool, dit
  in verband met controledoeleinden van het lidmaatschap voor deelname aan de door de tennisschool
  gefaciliteerde tennislessen;
TC Panta Rhei deelt de namen (voor- en achternaam) van haar nieuwe leden die bij inschrijving de leeftijd
  van zeventien jaar nog niet hebben bereikt met Sport 2000 Huisman ten behoeve van verstrekking van een
  welkomstpakket;
Archiefdoeleinden;
Het nakomen van wettelijke verplichtingen.
Alleen de ledenadministrateur kan persoonsgegevens invoeren in de ledenadministratie. Het bestuur van TC Panta Rhei heeft inzage in de ledenadministratie. Ten behoeve van het toegangssysteem van het clubgebouw, het afhangsysteem van de banen en het reserveringsysteem van de bardiensten worden beperkte persoonsgegevens gedeeld met de vrijwilligers die deze systemen beheren (voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mail adres).

VERSTREKKING AAN DERDEN
Indien verstrekking van jouw persoonsgegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij deze aan hen ter beschikking in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Het gaat dan bijvoorbeeld om derden die voor onze vereniging een ICT oplossing aanbieden, zoals voor de ledenadministratie, het afhangbord, en de leden module.

BEWAARTERMIJN
De persoonsgegevens worden alleen voor de hiervoor genoemde doeleinden verwerkt. TC Panta Rhei bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van deze doeleinden tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht. TC Panta Rhei bewaart de gegevens van leden nog 2 jaar na uitschrijving waarna deze worden vernietigd.

BEELDRECHT
Tijdens trainingen, wedstrijden, toernooien en/of andere activiteiten op ons tennispark worden regelmatig foto’s genomen van actie- en/of sfeerbeelden waarop leden van TC Panta Rhei, leden van andere verenigingen en/of bezoekers te zien zijn. Deze foto’s kunnen op de website en/of app van TC Panta Rhei verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan, dien je dit via secretariaat@tcpantarhei.nl aan ons kenbaar te maken. Het betreffende fotomateriaal zal dan
worden verwijderd.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actie- en/of sfeerbeelden waarop leden van TC Panta Rhei, leden van andere verenigingen en/of bezoekers worden afgebeeld, niet centraal en duidelijk herkenbaar afgebeeld zijn of op materiaal waarop duidelijk voor de foto is geposeerd is. Portretfoto’s, die ook gebuikt worden op de ledenpas, van leden kunnen worden opgenomen op de website en/of ledenmodule ten behoeve van teamindeling en -identificatie.

BEZOEK WEBSITE
Algemeen

Teneinde de website van TC Panta Rhei en de daarmee verbonden diensten aan gebruikers beschikbaar te kunnen stellen, is het noodzakelijk dat TC Panta Rhei in een aantal gevallen persoonsgegevens verwerkt. TC Panta Rhei respecteert de privacy van haar gebruikers en zorgt ervoor dat de persoonsgegevens van haar gebruikers vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring wordt precies uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met jouw
gegevens als gebruiker wordt gedaan en welke rechten je hebt.

Welke gegevens worden door de TC Panta Rhei verwerkt?
De gegevens die door TC Panta Rhei worden verwerkt, bestaan uit twee categorieën: enerzijds zijn dit gegevens die je zelf invult in het contactformulieren op de website en anderzijds de gegevens die je invoert ten behoeve van de registratie voor het lidmaatschap van de vereniging.
Contactformulier: deze gegevens betreffen jouw identiteit (naam, telefoonnummer en emailadres als ook gegevens die in verband staan met de door jou gestelde vraag of aangevraagde dienst.
Lidmaatschap: initialen, naam (voor- en achternaam), adres, telefoonnummers, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, speelsterkte, actuele rating, pasfoto, betaalgegevens en overige gegevens die door jou worden verstrekt.

WAT DOEN WIJ MET GEGEVENS?
Het doel van het verwerken van de gegevens is:
– Het verwerken van jouw vraag.
– Ons in staat te stellen onze diensten te verlenen.
– Het bevorderen van de gebruiksvriendelijkheid van de website.
De persoonsgegevens worden alleen voor deze doeleinden verwerkt. TC Panta Rhei bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht.

JOUW RECHTEN
Indien je vragen en/of opmerkingen hebt met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via secretariaat@tcpantarhei.nl. Indien je geen prijs meer stelt op het ontvangen van informatie, en aanbiedingen of andere informatie dan kun je je via secretariaat@tcpantarhei.nl hiervoor afmelden. In de nieuwsbrieven kan dit automatisch onderaan iedere nieuwsbrief. Houdt er rekening mee dat je hierna geen mailings meer ontvangt
vanuit onze vereniging.

BEVEILIGING
TC Panta Rhei gaat uiterst zorgvuldig om met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Onze vereniging treft voortdurend passende maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik en/of wijziging ervan. Deze maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

PRIVACY BELEID EN OVERIGE VRAGEN?
Voor alle andere vragen die je mocht hebben over het privacy beleid van TC Panta Rhei , kun je contact opnemen via secretariaat@tcpantarhei.nl.

WIJZIGINGEN IN DIT BELEID
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering of activiteiten van TC Panta Rhei. Het is daarom raadzaam om deze privacy-verklaring regelmatig te raadplegen.